1. Henvendelser og korrespondance
Stiftelsen behandler personoplysninger om personer, der kontakter os. Formålet med behandlingen er at håndtere og dokumentere henvendelser samt sikre kvalitet i vores ydelser. Stiftelsen behandler alene de oplysninger om dig, som er indeholdt i din henvendelse:
- Kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
- Oplysninger om henvendelsen (f.eks. indhold, tidspunkt og eventuel korrespondance)
Stiftelsen er desuden, i henhold til relevant lovgivning, forpligtet til at kunne dokumentere forhold af betydning for retlige krav, sikkerhed og compliance.
Drejer din henvendelse sig om privatudlejning eller som erhvervsudlejning er vores retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt).
Henvender du dig til Sankt Lukas Stiftelsen for at komme i kontakt med Hospice, Udgående Hospice Team eller Lukashuset, baseres vores behandling på GDPR artikel 6, stk. 1, litra e og litra c. Indeholder din henvendelse følsomme personoplysninger, baseres behandlingen på art. 9, stk. 2, litra h.
Drejer henvendelsen sig om forskning i Akademia, er retsgrundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra e (samfundsinteresser) og litra f (legitime interesser). Indeholder din henvendelse følsomme personoplysninger, baseres behandlingen på art. 9, stk. 2, litra j.
2. Forretningspartnere og ordregivere
Stiftelsen behandler personoplysninger om ansatte og kontaktpersoner hos vores forretningspartnere og ordregivere.
Formålet med behandlingen er at opfylde aftalen, f.eks. administration af aftalen, betaling, levering af varer og tjenester mv. Vi behandler:
- Forretningskontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
- Arbejdsrelaterede oplysninger (f.eks. stillingsbetegnelse)
- Købshistorik for den ordregiver, du handler på vegne af.
Stiftelsen er desuden, i henhold til bogføringsloven, forpligtet til at dokumentere økonomiske dispositioner, herunder opbevare oplysninger til brug for regnskab og revision.
Vores retsgrundlag for at bruge dine personoplysninger er GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse) og art. 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse).
3. Erhvervsudlejere
Stiftelsen behandler personoplysninger om erhvervslejere og deres kontaktpersoner.
Formålet med behandlingen er at administrere erhvervslejemål, herunder indgåelse og opfyldelse af lejeaftaler, opkrævning af leje og forbrugsudgifter, håndtering af drift og vedligehold samt varetagelse af økonomistyring og compliance. De oplysninger vi behandler omfatter:
- Kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
- Virksomhedsoplysninger (f.eks. CVR-nummer og firmanavn)
- Betalingsoplysninger (f.eks. bankkontooplysninger og betalingshistorik)
- Oplysninger om lejemålet (f.eks. lejeniveau, forbrugsoplysninger, fremlejeforhold og eventuelle misligholdelser)
Stiftelsen er desuden, i henhold til bogføringsloven, forpligtet til at dokumentere økonomiske dispositioner, herunder opbevare oplysninger til brug for regnskab og revision.
Vores retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (erhvervslejeaftale), artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse) samt artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesse).
4. Leverandører, større donerer og andre interessenter
Stiftelsen behandler personoplysninger om ansatte og kontaktpersoner hos vores forretningspartnere og leverandører, sælgere, donorer og andre samarbejdspartnere.
Formålet med behandlingen er at opfylde aftalen, f.eks. administration af aftalen, betaling, levering af varer og tjenester, udførelse af økonomi- og ressourcestyring, compliancekontrol mv. De oplysninger vi behandler omfatter:
- Virksomhedskontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
- Arbejdsrelaterede oplysninger (f.eks. stillingsbetegnelse)
- Bankoplysninger
- Compliance screenings/audits
Stiftelsen er desuden, i henhold til bogføringsloven, forpligtet til at dokumentere økonomiske dispositioner, herunder opbevare oplysninger til brug for regnskab og revision.
Vores retsgrundlag for at bruge dine personoplysninger er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt mellem din arbejdsgiver og SLS), artikel 6, stk.1 litra c, retlig forpligtelse, eller GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).
5. Konsulenter for SLS
Stiftelsen behandler personoplysninger om ansatte og kontaktpersoner hos konsulenter og revisorer.
Formålet med behandlingen er at opfylde aftalen, f.eks. administration af aftalen, betaling, levering af tjenester, udførelse af økonomi- og ressourcestyring, compliancekontrol mv. De oplysninger, vi behandler omfatter:
- Kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
- Arbejdsrelaterede oplysninger (f.eks. professionelt CV og stillingsbetegnelse)
- Bankoplysninger
- Oplysninger om konsulentopgaverne
Stiftelsen er desuden, i henhold til bogføringsloven, forpligtet til at dokumentere økonomiske dispositioner, herunder opbevare oplysninger til brug for regnskab og revision.
Vores retsgrundlag for at bruge dine personoplysninger er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (konsulentaftalen), artikel 6, stk.1 litra c, (retlig forpligtelse), eller GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).
6. Gæstenetværk
Stiftelsen behandler personoplysninger om besøgende og brugere af vores gæstenetværk/internet.
Formålet med behandlingen er at give adgang til gæstenetværket, sikre stabil og sikker drift af IT-systemer, forebygge og håndtere misbrug samt dokumentere og følge op på sikkerhedshændelser. De oplysninger, vi behandler omfatter:
- Tekniske oplysninger (f.eks. IP-adresse, MAC-adresse, enhedsoplysninger)
- Logoplysninger (f.eks. tidspunkt for adgang, varighed, anvendte tjenester og trafikmetadata)
Stiftelsen er desuden juridisk forpligtet til at føre log og dokumentere brugen af netværket med henblik på IT-sikkerhed, fejlfinding og eventuel efterfølgende undersøgelse af sikkerhedshændelser.
Vores retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), eller artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse).
7. Sådan får vi oplysningerne
Vores oplysninger stammer direkte fra dig eller din arbejdsgiver.
Vi kan også fremsøge baggrundsoplysninger på internettet om dig. Det vil være på sociale medier som LinkedIn og andre offentlige kilder. Retsgrundlaget for denne interesse i din baggrund af GDPR art. 6, stk. 1, litra f og art. 9, stk. 2, litra g.
8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne varetage de formål, der er nævnt ovenfor. Her er en vejledende slettefrist.
- Internetlogs på gæstenetværket som udgangspunkt i 3 måneder.
- Oplysninger i bogføringsmateriale opbevares i 5 år fraudgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
- Øvrige oplysninger i 3 år efter aftalens opfyldelse/ophør
- Oplysninger om gældsbreve, retsforlig eller domme opbevares 10 år efter udstedelsen.