Privatlivspolitik for private lejere - Sankt Lukas Stiftelsen

1. Fremvisning

For at kunne kontakte dig og aftale en fremvisning, behandler Stiftelsen dit navn, telefon og e-mail. Behandlingen har til formål at kunne kontakte dig for at aftale en fremvisning.

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (lejekontrakten) og litra c (retlige forpligtelser, jf. bogføringslovgivningen.)

2. Administration af lejeaftalen

For at kunne administrere lejemålet, behandler SLS dine personoplysninger. Det er f.eks. til opkrævning og regulering af husleje og forbrug, depositum og håndtering af misligholdelser, opsigelser og ophævelser. Vi kan behandle følgende typer af oplysninger:

navn og kontaktoplysninger
lejemålsnummer
oplysninger om advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse
oplysninger om dødsfald (hvis relevant)
oplysninger om lejeniveau og fremlejeforhold
oplysninger om betalingsmisligholdelser
bankkontooplysninger
indflytnings- og udflytningsrapport

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (lejekontrakten). I tillæg behandles oplysningerne efter artikel 6, stk. 1, litra c (retlige forpligtelser) på baggrund af lejeloven og bogføringslovgivningen.

3. Forbrug af el, varme og vand

Stiftelsen behandler alene pseudonymiserede eller anonyme oplysninger om forbrug af el, varme og vand. Forbruget opgøres samlet og fordeles efter en fordelingsnøgle, der er beregnet på baggrund af de kvadratmeter, der fremgår af lejekontrakten.

4. Udlevering af adgangskort/nøglebrik

Du vil få udleveret en nøglebrik med RFID-chip til hovedindgangen. Brug af chippen logges og anvendes til at værne om sikkerheden på Stiftelsen. Vi registrerer navn, nøglenummer og tidspunkt for brug. Formålet med behandlingen er at forebygge og opklare kriminalitet.

Grundlaget for behandlingen er GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning) og artikel 6, stk. 1, litra b (lejekontrakten).

5. Husordensklager

For at sikre god orden, håndterer vi som udlejer husordensklager. Vi behandler personoplysninger om lejere, når der indgives en klage. Sagsbehandlingen indebærer følgende typer af personoplysninger:

navn
lejemålsnummer
dato og tidspunkt for hændelsen
øvrige oplysninger om hændelsen

Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (lejekontrakten) og artikel 9, stk. 2, litra f (retskrav), hvis behandlingen er nødvendig i forbindelse med en tvist.

6. Straffeoplysninger

Vi kan behandle oplysninger om strafbare forhold, når det er nødvendigt og relevant, f.eks. i forbindelse med konkrete hændelser i ejendommen. Behandlingen sker med henblik på at sikre tryghed og god orden i ejendommen. Sankt Lukas Stiftelsen videregiver kun oplysninger om strafbare forhold til politiet.

Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (lejekontrakten) og artikel 9, stk. 2, litra f (retskrav) og databeskyttelsesloven (”DL”) § 8, stk. 3 og 4.

7. Gæsteværelser

Hvis du er medlem af Lukasfællesskabet, har du mulighed for at leje et gæsteværelse. For at administrere udlejningen, behandler Stiftelsen dit navn, lejeperiode, udlevering af nøgle, tilbagelevering af nøgle, om der er betalt via MobilePay.

Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af lejekontrakten).

8. Salg af ejendomme

I forbindelse med salg af ejendomme behandler vi personoplysninger om lejere. Formålet med behandlingen er at gennemføre en due diligence-proces i forbindelse med et eventuelt salg af ejendommen, herunder at kunne vurdere ejendommens økonomiske og driftsmæssige forhold. Vi behandler og videregiver kun pseudonymiserede oplysninger, herunder oplysninger om:

Lejemålsnummer
Lejeniveau
Fremlejeforhold
Eventuelle restancer
Forbrugsoplysninger, som varme- og vandforbrug

Oplysningerne kan blive videregivet til potentielle købere og deres rådgivere, når det er nødvendigt for gennemførelse af due diligence-processen. Oplysningerne slettes, når vurderingen i forbindelse med due diligence-processen er afsluttet. Behandlingen sker på baggrund af GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser).

9. Sådan får vi oplysningerne

Vores oplysninger stammer direkte fra dig. Husordensklager stammer fra andre beboere i ejendommen. Oplysninger om log stammer fra de elektroniske låse.

10. Modtagere

SLS videregiver personoplysninger til KAB. KAB agerer som selvstændig dataansvarlig og administrerer lejeaftalen.

11. Overførsel til tredjelande

Som udgangspunkt overfører Sankt Lukas Stiftelsen ikke dine personoplysninger til modtagere i tredjelande.

En eventuel overførsel til tredjelande sker alene i de tilfælde, hvor du benytter betalingsløsninger fra Vipps/MobilePay. I disse tilfælde fungerer Vipps/MobilePay som databehandler og kan overføre dine oplysninger uden for EU/EØS.

12. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe vi skal varetage formålene beskrevet foroven. Dog gælder:

Hvis vi ikke har mulighed for at tilbyde en bolig, slettes dine personoplysninger senest 6 mdr. efter fremvisningen.
Administration af lejeaftalen og forbrugsoplysninger opbevares som udgangspunkt i op til 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor lejekontrakten ophører. Opbevaringen kan dog ske i længere tid, hvis det er nødvendigt, f.eks. i tilfælde af en tvist.
Log af adgangskort/nøglebrik slettes senest 1 år fra udgangen af det år, de blev logget. Oplysninger kan dog opbevares i længere tid, hvis det er nødvendigt, f.eks. i forbindelse med en konkret tvist.
Husordensklager slettes 3 måneder efter de er konstateret grundløse.
Straffeoplysninger slettes efter, at en straffesag overgives til politiet. Oplysninger kan dog opbevares i længere tid, hvis det er nødvendigt, f.eks. i forbindelse med en konkret tvist.