1. Generelt

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Sankt Lukas Stiftelsen og tilknyttede enheder, (”SLS”) behandler personoplysninger fra interne jobkandidater og eksterne jobansøgere. Denne politik er kun en orientering. Du kan altid henvende dig til os, hvis der er noget, du undrer dig over.

Privatlivspolitikken kan opdateres regelmæssigt, og ændringer vil blive afspejlet på hjemmesiden. Du anbefales at tjekke linket til privatlivspolitikken på websiden regelmæssigt for eventuelle ændringer.

Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningen (“GDPR“) og Databeskyttelsesloven af 18. maj 2018 (”DL”).

2. Dataansvarlig

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Sankt Lukas Stiftelsen
Bernstorffsvej 20
2900 Hellerup
Tlf. nr. 39 45 52 00
E-mail admin@sanktlukas.dk
CVR nr. 12 12 58 28
Herefter ”Stiftelsen”

3. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Stiftelsen har tilknyttet databeskyttelsesrådgiver, Flemming Heilberg. Flemming Heilberg kan kontaktes på e-mail: flh@flemmingheilberg.dk.

4. Jobansøgning

4.1. Typer af personoplysninger

Når du ansøger som medarbejder, har SLS behov for at vurdere, om vi er den rette arbejdsplads for dig, og om dine kvalifikationer og erfaringer matcher stillingens krav. For at søge en stilling online hos SLS skal du registrere dine personoplysninger på vores hjemmeside. Du vil blive bedt om at indsende:

• Navn, e-mail, adresse, telefon
• Statsborgerskab
• Uddannelse
• Erhvervserfaring
• Referencer
• Hvor du har hørt om stillingen
• CV
• Ansøgning
• Uddannelsesbevis

Hvis du allerede er ansat hos SLS, vil personoplysninger, som SLS har indsamlet som led i dit eksisterende ansættelsesforhold, kunne indgå i din ansøgning. Dette omfatter bl.a. oplysninger om din interne jobhistorik, evalueringer, vurderinger samt oplysninger om uddannelse og gennemførte kurser.

Retsgrundlaget er ansættelseskontrakten, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (ansættelseskontrakten).

4.1.1. Følsomme oplysninger og CPR-nummer

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme personoplysninger om dig.

Når du søger en stilling hos Sankt Lukas Stiftelsen, bør du kun indsende de nødvendige og relevante personoplysninger. Vi beder dig derfor venligst om at undlade at sende os dit CPR-nummer samt oplysninger om politisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold m.v. Vi anbefaler desuden, at du anonymiserer eller overstreger eventuelle CPR-numre på karakterudskrifter og lignende dokumenter, da vi ikke har behov for at behandle disse oplysninger i rekrutteringsprocessen.

Vi indsamler først dit CPR-nummer som det sidste skridt i ansættelsesforløbet.

Sygdom af væsentlig betydning for stillingen

I henhold til lov om brug af helbredsoplysninger m.v. på arbejdsmarkedet (helbredsloven) har jobansøgere pligt til at oplyse, hvis de er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som må anses for at have væsentlig betydning for evnen til at varetage den pågældende stilling.

Hvis du lider af eller har lidt af en sygdom, der kan have væsentlig betydning for din evne til at varetage forskellige opgaver i det pågældende arbejde, kan du informere os herom under en eventuel jobsamtale.

Hvis nødvendige oplysninger ikke stilles til rådighed, kan det have betydning for vores mulighed for at vurdere din ansøgning og dermed for en eventuel ansættelse.

4.2. Referencer

Vi indhenter referencer for at supplere de oplysninger, du selv har afgivet, og for at sikre et kvalificeret ansættelsesgrundlag.

Oplysningerne kan omfatte navn og kontaktoplysninger på referencepersoner, oplysninger om ansøgerens tidligere ansættelsesforhold, vurderinger af faglige kompetencer, samarbejdsevner og personlige egenskaber samt oplysninger om ansættelsesperiode, arbejdsopgaver og fratrædelsesårsag.

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (foranstaltninger forud for indgåelse af ansættelsesaftale) samt artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), idet vi har en legitim interesse i at sikre et korrekt og oplyst ansættelsesgrundlag.

Indhentelse af referencer sker som udgangspunkt kun efter forudgående samtykke fra ansøgeren. Vi kontakter kun de referencepersoner, som du har oplyst.

Oplysninger om referencer opbevares, så længe det er nødvendigt for at gennemføre rekrutteringsprocessen. For ansøgere, der ikke ansættes, slettes oplysningerne som udgangspunkt senest 6 måneder efter afsluttet rekruttering, medmindre der er givet samtykke til længere opbevaring. For ansøgere, der ansættes, kan relevante oplysninger indgå i personalesagen og opbevares i overensstemmelse med gældende opbevaringspolitikker.

4.3. Personlighedstest

Vi kan gennemføre personlighedstest som led i rekrutteringsprocessen. Det kan være nødvendigt ved rekruttering til særligt betroede stillinger, f.eks. herunder lederroller. Formålet er at sikre et sagligt beslutningsgrundlag ved ansættelse samt vurdere kandidatens kompetencer og match med stillingen.

Oplysningerne kan omfatte navn, kontaktoplysninger, ansøgningsmateriale, resultater fra personlighedstest (fx NEO-PI-3), kognitive tests (fx IST-screening), oplysninger fra interviews, cases og referenceindhentning samt en samlet kandidatvurdering.

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (ansættelseskontrakten) og artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke).

Oplysningerne indsamles som udgangspunkt direkte fra dig. Personlighedstest, kognitive tests og kandidatvurderinger gennemføres med bistand fra Genitor, som i denne sammenhæng er selvstændig dataansvarlig. Resultaterne af disse vurderinger videregives herefter til SLS, som anvender dem som en del af beslutningsgrundlaget i rekrutteringsprocessen.

For ansøgere, der ikke ansættes, slettes oplysningerne som udgangspunkt senest 6 måneder efter afsluttet rekruttering, medmindre der er indhentet samtykke til længere opbevaring. For ansøgere, der ansættes, kan relevante dele af vurderingen indgå i personalesagen og opbevares i overensstemmelse med gældende opbevaringsfrister for ansættelsesforhold.

4.4. Børne-og/eller straffeattest

Hvis du søger en stilling, hvor indhentelse af straffeattest er påkrævet efter lovgivning eller relevante interne politikker, kan du blive anmodet om at fremlægge din straffeattest. Hvis du f.eks. søger en stilling, hvor du kommer i berøring med børn, er vi forpligtet til at indhente en børneattest.

Vi opbevarer ikke oplysningerne, men kontrollerer straffeattesten. Behandling af oplysninger om en “plettet” straffeattest, som indeholder oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser, er baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., hvorefter der kan ske behandling, hvis det er nødvendigt for at varetage en berettiget interesse, der klart overstiger hensynet til den registrerede.

Vi indhenter først børne- og straffeattest som det sidste skridt i ansættelsesforløbet. Vi opbevarer ikke attesterne, som enten makuleres eller slettes, når oplysningerne er kontrolleret. Retsgrundlaget for behandlingen af børneattester er GDPR artikel 11 og databeskyttelsesloven § 8 og Børneattestloven LBK nr. 362 af 02. april 2024, § 2.

For ansøgere, der ikke ansættes, slettes oplysningerne straks. For ansøgere, der ansættes, registreres det i personalesagen, at attesten er kontrolleret, og oplysningerne opbevares herefter i overensstemmelse med de gældende opbevaringsfrister for ansættelsesforhold.

4.5. Opholdstilladelse

Hvis du ikke er statsborger i et EU/EØS-land, behandler vi oplysninger om opholds- og arbejdstilladelse for at opfylde en arbejdsgivers juridiske pligter efter udlændingeloven.

Oplysningerne kan omfatte pas, navn, kopi af opholdstilladelse, arbejdstilladelse, gyldighedsperiode, eventuelle begrænsninger i arbejdstilladelsen samt dokumentation for ret til at arbejde.

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), idet arbejdsgiver er forpligtet til at sikre og dokumentere, at medarbejdere har lovligt ophold og arbejdstilladelse, jf. udlændingeloven § 59, stk. 5. Derudover kan behandlingen ske efter artikel 6, stk. 1, litra b (ansættelseskontrakten), idet behandlingen er nødvendig for at opretholde ansættelsesforholdet.

Vi indhenter først opholdstilladelsen, som det sidste skridt i antagelsesforløbet. For ansøgere, der ikke ansættes, slettes oplysningerne straks. For ansøgere, der ansættes, registreres det i personalesagen, at attesten er kontrolleret, og oplysningerne opbevares herefter i overensstemmelse med de gældende opbevaringsfrister for ansættelsesforhold.

5. Sådan får vi oplysningerne

Vores oplysninger stammer direkte fra dig og din ansøgning. Vi kan også fremsøge baggrundsoplysninger på internettet om dig. Det vil være på sociale medier som Facebook, LinkedIn, og andre offentlige kilder.

Retsgrundlaget, for denne interesse i din baggrund, er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 1, g.

6. Modtagere

SLS overlader dine personoplysninger til vores databehandlere, herunder Talentech.

7. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne varetage de formål, der er nævnt ovenfor.

Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil den konkrete stilling er besat, og rekrutteringsprocessen er afsluttet. Herefter slettes oplysningerne som udgangspunkt inden for 6 måneder, medmindre fortsat opbevaring er nødvendig af hensyn til dokumentation i forbindelse med eventuelle retskrav.

Eventuelt indhentet børne- eller straffeattest slettes straks efter forevisning og konstatering af, om den er tilfredsstillende.

Hvis du bliver tilbudt en stilling hos SLS, vil dine personoplysninger blive en del af din personalemappe i HR-afdelingen. Resultatet af gennemførte personligheds- og færdighedstest slettes dog i alle tilfælde efter maksimalt 6 måneder efter endt rekrutteringsproces og vil ikke overgå til din personalemappe. Det samme gælder for oplysninger afgivet i forbindelse med uopfordret ansøgning.

8. Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har vi pligt til at oplyse dig om dine rettigheder. Du har bl.a.:

• Ret til indsigt i SLS behandling af personoplysninger om dig
• Ret til berigtigelse af urigtige personoplysninger om dig
• Ret til begrænsning af behandling af personoplysninger om dig f.eks. hvis der er uklarheder om rigtigheden af oplysningerne
• Ret til at gøre indsigelse
• Ret til at få slettet dine personoplysninger hos SLS

Du kan skrive til Stiftelsen for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af rettighederne.

9. Sikkerhed

I SLS er vores behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og sikkerhedspolitik. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

10. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet:

Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk