1. Generelt
Denne privatlivspolitik gælder når du som frivillig er tilknyttet Sankt Lukas Stiftelsen. Denne politik er kun en orientering. Du kan altid henvende dig til os, hvis der er noget, du undrer dig over.
Privatlivspolitikken kan opdateres regelmæssigt, og ændringer vil fremgå på vores hjemmeside. Du anbefales at tjekke hjemmesiden for eventuelle ændringer.
Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Databeskyttelsesforordningen (”GDPR”[1]) og Databeskyttelsesloven af 18. maj 2018.
2. Dataansvarlig
Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:
Sankt Lukas Stiftelsen
Bernstorffsvej 20
2900 Hellerup
Tlf. nr. 39 45 52 00
E-mail admin@sanktlukas.dk
CVR nr. 12 12 58 28
Herefter ”Stiftelsen”
3. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
Stiftelsen har tilknyttet databeskyttelsesrådgiver, Flemming Heilberg. Flemming Heilberg kan kontaktes på e-mail: flh@flemmingheilberg.dk.
4. Ansøger som frivillig
4.1. Ansøgning og introduktionssamtale
Når du ansøger som frivillig, har Stiftelsen brug for at vurdere, om vi er et godt match. Gennem vores ansøgningsskema, indsamler vi:
- Navn, fødselsdato, adresse, telefon, e-mail,
- Motivation,
- Erhverv og erfaring,
- Bil til rådighed.
Behandlingen af personoplysningerne sker til at tage kontakt, vurdere ansøgningen og til introduktionssamtale. Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser).
Vi opbevarer dine oplysninger indtil vi ved, om du antages. Hvis du bliver antaget som frivillig, vil dine oplysninger blive overført til en personalemappe og følge Stiftelsens opbevaringspolitik for dette. Hvis du ikke bliver antaget, opbevarer vi dine oplysninger i op til 6 måneder efter vores afslag.
4.2. Følsomme oplysninger og CPR-nummer
Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme personoplysninger om dig.
Når du søger en frivillig stilling hos Sankt Lukas Stiftelsen, bør du kun indsende de nødvendige og relevante personoplysninger. Vi beder dig derfor venligst om at undlade at sende os dit CPR-nummer samt oplysninger om politisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold m.v. Vi anbefaler, at du anonymiserer eller overstreger eventuelle CPR-numre på karakterudskrifter og lignende dokumenter, da vi ikke har behov for at behandle disse oplysninger i rekrutteringsprocessen.
Hvis du lider af eller har lidt af en sygdom, der kan have væsentlig betydning for din evne til at varetage forskellige opgaver, kan du informere os om det under en eventuel introduktionssamtale.
I så fald vil vi, hvis det er relevant, behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.
4.3. Børne- eller straffeattest
Søger du som frivillig en stilling, hvor du kommer i berøring med børn, er vi forpligtet til at indhente en børneattest.
Vi indhenter først børneattest som det sidste skridt i antagelsesforløbet. Vi opbevarer ikke attesterne, som enten makuleres eller slettes senest 6 måneder efter antagelsesforløbet. Retsgrundlaget for behandlingen af børneattester er GDPR artikel 10, databeskyttelsesloven § 8, og Børneattestloven LBK nr. 362 af 02. april 2024.
5. Frivillig for Stiftelsen
5.1. Planlægning af indsatsen
For at planlægge indsatsen, behandler Stiftelsen dine kontaktoplysningerne. Det drejer sig om:
- Navn, fødselsdato, adresse, telefon, e-mail
- Bil til rådighed
Formålet med behandlingen er planlægning og koordinering af frivilligindsatsen. Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
5.1.1. Smartplan
Vi planlægger dine vagter i en applikation kaldet Smartplan. Når du opretter en bruger i Smartplan, beder appen dig indtaste dit navn, e-mail og organisationstilknytning.
Stiftelsen anvender kun dine personoplysninger til at planlægge dine vagter. Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Personoplysningerne i Smartplan anonymiseres et år efter, at du sletter din konto.
5.1.2. Smartplans egne formål
Smartplan anvender også dine personoplysninger til sine egne formål. F.eks. bruges oplysningerne til at sende softwareopdateringer og opretholde it-sikkerheden. Det er dit valg, om du vil give Smartplan adgang til kalender, kamera, GPS og andre funktioner på din enhed. Samtykket er valgfrit, og Smartplan fungerer uden det, selvom nogle funktioner måske ikke er tilgængelige. Du kan læse Smartplans privatlivspolitik her.
5.2. Fyraftensmøder og undervisning
Som frivillig skal du deltage netværksarrangementer eller fyraftensmøder, hvor der bl.a. kan være undervisning eller oplæg. Stiftelsen behandler dine kontaktoplysninger for at kunne arrangere møderne. Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
5.3. Udlevering af adgangskort/nøglebrik
Du kan få udleveret enten en nøglebrik eller et adgangskort med RFID-chip. Brug af chippen logges og anvendes til at værne om sikkerheden på Stiftelsen. Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
5.4. Arbejdsskade
I tilfælde af en arbejdsskade behandler Stiftelsen personoplysninger for at anmelde skaden efter arbejdsskadesikringsloven. Behandlingen kan omfatte almindelige personoplysninger såsom navn, kontaktoplysninger, helbredsoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at vurdere og dokumentere arbejdsskaden.
Personoplysningerne kan videregives til relevante myndigheder og samarbejdspartnere, herunder Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, Arbejdstilsynet, forsikringsselskaber og eventuelle juridiske rådgivere, hvor det er nødvendigt. Retsgrundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra b og f sammenholdt med arbejdsskadesikringsloven.
6. Udlæg og transportrefusion
Stiftelsen dækker godkendte udlæg og refunderer visse transportomkostninger. Til at betale beløbet skal vi bruge en udfyldt blanket med navn, CPR-nummer, afdeling, konto- og registreringsnummer, din koordinators underskrift og en kvittering.
Formålet med behandlingen er tilbagebetaling af afholdte udgifter. Retsgrundlaget for indsamlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, artikel 87 sammenholdt med databeskyttelsesloven § 11, stk. 1. Vi opbevarer personoplysningerne i overensstemmelse med bogføringsloven. Det betyder, at vi skal opbevare regnskabsmateriale, herunder fakturaer og betalingsoplysninger, i minimum fem år efter regnskabsårets afslutning.
7. Billeder og fotografier
7.1. Interne opslagstavler
Vi hænger portrætter med navn af de tilknyttede frivillige på fysiske opslagstavler i afdelingerne. Det hjælper patienter, pårørende og ansatte med at genkende dig.
Det er frivilligt, om du ønsker dit billede på opslagstavlen. Når din tilknytning til Stiftelsen ophører, kan du vælge at få billedet med hjem eller slettet. Retsgrundlaget for behandlingen af billedet er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
7.2. Portrætter
I forbindelse med events og arrangementer kan Sankt Lukas Stiftelsen tage billeder og fotografier. Billederne anvendes i intern eller ekstern kommunikation.
Er du tilknyttet Sankt Lukas Stiftelsen som frivillig, kan Sankt Lukas Stiftelsen offentliggøre navn, titel og organisationstilknytning. Sankt Lukas Stiftelsen offentliggør løbende billeder og video fra arrangementer og aktiviteter på hjemmesiden, i nyhedsbreve, i tryksager og på sociale medier.
Hvis vi tager portrætbilleder og/eller videoer, hvor du kan genkendes, og offentliggør dem, beder vi om dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.
7.3. Stemningsbilleder
Dette gælder dog ikke, hvis vi vurderer, at vi kan tage og dele billedet eller videoen ud fra vores legitime interesse i at kommunikere om arrangementet, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Dette kan være tilfældet med stemningsbilleder, hvor vi vurderer, at du ikke med rimelighed vil føle dig udstillet, udnyttet eller krænket.
8. Sådan får vi oplysningerne
Vores oplysninger stammer direkte fra dig og din ansøgning.
I sjældne tilfælde kan en af vores koordinatorer søge på internettet efter baggrundsoplysninger om dig. Det vil være på sociale medier og andre offentlige kilder. Retsgrundlaget opslaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra g.
9. Internationale overførsler
Som udgangspunkt overfører Stiftelsen ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
I enkelte tilfælde kan det være nødvendigt at overføre personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Det gælder f.eks. for behandlingen foretaget af Smartplan. Overførslen er som hovedregel baseret på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller EU-Kommissionens og U.S. Department of Commerce’s Data Privacy Framework af den 10. juli 2023.
10. Kategorier af modtagere
Stiftelsen overlader dine personoplysninger til vores databehandlere.
11. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Stiftelsen har retningslinjer for, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger. Fristerne er fastsat med baggrund i lovgivningen, formålet med behandlingen og kategorien af oplysninger.
Vi sletter som udgangspunkt dine personoplysninger senest et år efter at din tilknytning til Stiftelsen ophører.
I undtagelsestilfælde opbevarer vi oplysninger om dig i længere tid:
- I Smartplan anonymiseres dine oplysninger efter et år.
- Dokumentation for udlæg og transportrefusion gemmes i minimum fem år efter regnskabsårets afslutning.
- Hvis du har været udsat for en arbejdsskade, vil oplysningerne slettes, når de ikke længere er nødvendige at opbevare af hensyn til den konkrete sag, f.eks. når sagen er afsluttet og ankefrister er udløbet/ankemuligheder er opbrugt.
- Billeder der er offentliggjort på sociale medier, nyhedsbreve, årsrapporter etc. anvendes så længe stiftelsens formål med offentliggørelsen består.
- Logfiler fra adgangskort/nøglebrik gemmes indtil din tilknytning til Sankt Lukas Stiftelsen ophører.
12. Tavshedserklæring
Stiftelsen arbejder med mennesker, som kan stå i en sårbar og svær situation. Du kan som frivillig få indsigt i en række tavshedsbelagte og fortrolige oplysninger om patienterne og deres pårørende.
Når du beskæftiger dig med enkeltpersoners private forhold, aktualiseres din tavshedspligt.
Det kan være strafbart med bøde eller op til seks måneders fængsel, hvis du uberettiget videregiver oplysninger. Dette betyder, at du skal være opmærksom på, hvad du deler af oplysninger. Tavshedsbelagte oplysninger kan f.eks. være: navne på patienter, CPR-numre, beskrivelse af patienter, sygdomsforløb og andre oplysninger, der gør patienten genkendelig.
Du må derfor f.eks. ikke:
- Tale om patienter eller pårørende, f.eks. i en bus, elevator eller andre offentlige steder.
- Fortælle om patienter eller pårørende til familie og venner samt skrive om patienterne på Facebook og andre sociale medier.
- Fotografere patienter eller pårørende – uden deres samtykke.
13. Whistleblowerordning
Sankt Lukas Stiftelsen har en whistleblowerordning. Whistleblowerordningen erstatter ikke de normale kommunikationsveje i Stiftelsen. Hvis du som frivillig har oplevet seksuel eller grov chikane, kan du trygt tale med din koordinator eller tillids-/arbejdsmiljørepræsentant. Din henvendelse vil blive taget alvorligt og behandlet grundigt.
Whistleblowerordningen er en alternativ mulighed, hvis sagen ikke egner sig til de normale veje, eller hvis du ønsker at være anonym. Du kan læse om ordningen her.
14. Dine rettigheder
Når vi behandler personoplysninger om dig, har vi pligt til at oplyse dig om dine rettigheder. Du har bl.a.:
- Ret til indsigt i Stiftelsens behandling af personoplysninger om dig
- Ret til berigtigelse af urigtige personoplysninger om dig
- Ret til begrænsning af behandling af personoplysninger om dig f.eks. hvis der er uklarheder om rigtigheden af oplysningerne
- Ret til at gøre indsigelse
- Ret til at få slettet dine personoplysninger hos Sankt Lukas Stiftelsen.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, når behandlingen er baseret på samtykke. En tilbagekaldelse af samtykket påvirker ikke lovligheden før tilbagekaldelsen. Efter tilbagekaldelsen må Stiftelsen som udgangspunkt ikke længere behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningerne, vil vi dog fortsat kunne behandle dem.
Du kan gøre indsigelse mod behandlingen, når behandlingen er baseret på GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan henvende dig på admin@sanktlukas.dk.
Du kan skrive til Stiftelsen for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af rettighederne.
15. Sikkerhed
I Sankt Lukas Stiftelsen er vores behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og sikkerhedspolitik. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
16. Klage til Datatilsynet
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet:
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk
[1] Europa Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger